Αν βαρέθηκες το θέμα πριν ξεκινήσεις να διαβάζεις το κείμενο, πιθανότατα κάτι πάει στραβά στα meetings που κάνεις με τους συνεργάτες σου. Και δεν γνωρίζουμε τι είναι αυτό. Γνωρίζουμε όμως τι περιλαμβάνει ένα πραγματικά πετυχημένο meeting.
Ξεκινούν στην ώρα τους
Το αιώνιο πρόβλημα στα meetings, είναι πως δεν αρχίζουν ποτέ στην ώρα τους. Επανειλημμένα, υπάρχουν περιπτώσεις όπου 15 άτομα περιμένουν έναν άνθρωπο για να ξεκινήσει η συνάντηση. Και επειδή στις εταιρίες ο χρόνος είναι πράγματι χρήμα, όσο περισσότερο καθυστερεί το meeting, τόσο μένουν πίσω και οι υπόλοιπες δουλειές. Τι κάνεις λοιπόν; Ξεκινάς το meeting όπως και να έχει. Όχι μόνο κρατάς τους εργαζόμενους ευχαριστημένους που όλα κινούνται σύμφωνα με το πρόγραμμα, αλλά δημιουργείς και συναισθήματα ντροπής/ευθύνης σε όσους άργησαν. Να είσαι σίγουρος ότι δεν θα το κάνουν δεύτερη φορά.
Δεν διαρκούν πολύ
Οι έρευνες έχουν αποδείξει ότι ο μέσος όρος προσήλωσης των εργαζομένων στα meetings -πριν ξεκινήσουν να σκέφτονται τι θα κάνουν το βράδυ- είναι περίπου 20 λεπτά. Τα meetings που διαρκούν πάνω από 90 λεπτά, προκαλούν έλλειψη προσοχής και αποδιοργάνωσης σε όσους συμμετέχουν. Το μυστικό είναι να είσαι ουσιώδης και σύντομος, χωρίς μακρυλογίες και μεγάλες εισαγωγές. Αν ένα θέμα στο meeting απαιτεί περισσότερη ώρα, υπάρχουν τρόποι να το κάνεις ανώδυνο και να μην είσαι το κακό παράδειγμα εργοδότη.
> Μην είσαι καθιστός. Όταν απευθύνεσαι σε κοινό ενώ είσαι όρθιος, τους βοηθάς να παραμείνουν συγκεντρωμένοι.
> Να κάνεις εναλλαγές στις παρουσιάσεις σου. Για παράδειγμα, τα πρώτα 15 λεπτά μοίρασε τους σημειώσεις. Στη συνέχεια χρησιμοποίησε το PowerPoint.
> Άφησε τους να είναι άνετοι και όχι καρφωμένοι σε καρέκλα. Κάποιοι προτιμούν να είναι όρθιοι, ενώ πολλοί κάθονται και στο πάτωμα.
Ο σκοπός τους είναι ξεκάθαρος
Γιατί γίνεται meeting; Ποιος ο λόγος; Τι πρόκειται να βγει από αυτό; Αυτά είναι τα ερωτήματα που ο οργανωτής του meeting καλείται ν’ απαντήσει, πριν καλά-καλά αυτό ξεκινήσει. Όταν συμμετέχεις σε ένα πετυχημένο meeting, είναι επειδή ξέρεις τι πρόκειται να συζητηθεί και έχεις μαζέψει ήδη τα στοιχεία και τις πληροφορίες σου για το αντικείμενο της συζήτησης. Όσοι επρόκειτο να παρευρεθούν σε αυτό, έχουν ήδη εργαστεί από πριν -ο καθένας στον τομέα του- και δεν χρειάζεται περαιτέρω χρόνος για να ψάξει κανείς το οτιδήποτε. Γίνεται μόνο η παρουσίαση.
Υπάρχει ανοιχτός διάλογος
Για να είναι το meeting κατανοητό σε όλους, απαιτείται και η συμμετοχή όλων. Απαιτείται να υπάρχει ανοιχτός διάλογος και ανταλλαγή απόψεων. Όταν όμως είσαι αυτός που το οργανώνει, τα πράγματα δεν είναι και τόσο εύκολα. Καταρχήν θα πρέπει να μάθεις να κρατάς το στόμα σου κλειστό. Περίπου. Σαν meeting leader, δεν πρέπει να έχεις παραπάνω από το 50% του χρόνου. Το υπόλοιπο ανήκει όλο στους συνεργάτες σου. Στις απόψεις τους και τον εύκολο ή δύσκολο τρόπο που θα χρησιμοποιήσουν, για να παρουσιάσουν τις απόψεις τους στο γκρουπ. Μην διακόπτεις και μην προσπαθείς να ηγηθείς της συζήτησης. Άσε τα πράγματα να κυλήσουν. Βοήθησε τους πιο ντροπαλούς ή διστακτικούς να πουν ανοιχτά την άποψη τους. Τις περισσότερες φορές, οι καλύτερες ιδέες έρχονται από ανθρώπους που δεν το περιμένεις.
Υπάρχουν αναθέσεις και επιπλέον συνάντηση
Το ζητούμενο με τα meetings, είναι -όταν τελειώνουν- να ξέρεις τι έχεις να κάνεις. Στη δική σου περίπτωση, να ξέρεις ποιος έχει να κάνει τι. Ο σωστός μάνατζερ γνωρίζει τι έχουν να κάνουν οι συνεργάτες του και σε ποιο σημείο βρίσκεται ο καθένας σε σχέση με την υπόλοιπη δουλειά που έχουν. Το ζητούμενο δεν είναι ποτέ να τους πιέσεις. Είναι πάντα να τους τονίζεις ότι υπάρχει ένα συγκεκριμένο deadline για την κάθε εργασία. Συνήθως απαιτούνται και τα λεγόμενα follow-ups. Όπου γίνονται ξεχωριστές συναντήσεις με τον καθένα μέσα στην ημέρα, έτσι ώστε ο μάνατζερ ή υπεύθυνος, να γνωρίζει ακριβώς τι συμβαίνει με την ανάθεση των καθηκόντων. Και ναι βοηθάει.
Όσοι βρίσκονται σε αυτό αποδίδουν καλύτερα
Ακόμη και αν τα meeting σου πληρούν όλα τα παραπάνω κριτήρια, είναι σχεδόν άχρηστο στη περίπτωση που έχεις να κάνεις με προβληματικές περιπτώσεις συνεργατών. Και αυτές, είναι οι περιπτώσεις που μετά το πέρας του meeting, οι άνθρωποι αυτοί δεν έχουν συγκρατήσει τίποτα. Ο στόχος των meeting είναι συγκεκριμένος: να βοηθήσει στην οργάνωση όλων όσων συμμετέχουν και να τους βάλει σε «γραμμή». Όσοι αρνούνται ή δεν μπορούν ν’ ακολουθήσουν αυτή την τακτική, κρατούν την ομάδα πίσω. Γι’ αυτόν ακριβώς τον λόγο, στα meeting πρέπει να συμμετέχουν όλοι. Από τους γραμματείς, μέχρι τους τεχνικούς. Τους βοηθάει να γνωρίζουν ότι υπάρχουν άνθρωποι με περισσότερες ή ίδιες ευθύνες και αισθάνονται και οι ίδιοι υπεύθυνοι για το τελικό αποτέλεσμα.